“Aby utrzymać odpowiedni kurs, będziesz musiał realizować pewne rzeczy, które być może jeszcze nie należą do Twoich nawyków: utrzymuj wszystko poza swoją głową; decyduj o działaniach i pożądanych rezultatach od razu, kiedy sprawy pojawiają się w polu widzenia, nie odkładaj na później; regularnie przeglądaj i aktualizuj stan Twoich otwartych pętli życia osobistego i zawodowego.”

David Allen (z książki Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności)

Nie ma jednej drogi do bycia produktywnym, każdy musi odnaleźć swoją. Jesteśmy tak różni jako ludzie, mamy tak różne talenty, podejście, styl pracy. Zacznij od poznania siebie, odpowiedzenia na pytanie jaki jest Twój sposób działania, jak pracujesz i do tego dopiero dopasuj system produktywność.

Porozmawiamy o tym jak używając silnych stron możesz zdefiniować najlepszą metodę, narzędzia, zwyczaje i techniki, które sprawią, że będziesz bardziej produktywny. Dominik opowie jak człowiek, który był kompletnie niezorganizowany i chaotyczny, może wypracować swój własny system produktywności. Jak sam mówi dla niego produktywność to sztuka robienia właściwych rzeczy, we właściwy sposób, we właściwym momencie.

• Jak możesz wykorzystać swoje talenty w poprawie swojej produktywności i efektywności?
• Jaki system do oceny, wspomagając produktywność wybrać?
• Dowiesz się o kursie Dominika który startuje niebawem.
• Od czego zacząć tworząc własny systemu produktywności?
• Dlaczego warto mieć jedną listę zadań?
• Czym jest Self determination theory?
• 3 rzeczy które mogą Ci pomóc w lepszym skupieniu.
• Sposoby na produktywną i efektywną pracę zdalną w domu?
• Jakie są 4 tryby pracy z książki Deep work.
• Czym jest planowanie 12 tygodniowe.

Transkrypt rozmowy:

Cześć to już jest piąty odcinek Tuż przy uchu, moim gościem dzisiaj jest Dominik Juszczyk. W poprzednim odcinku rozmawialiśmy o talentach. W jaki sposób możesz na nich budować swoją karierę. W jaki sposób możesz wykorzystać je w swojej pracy, w swoim życiu prywatnym, oraz w jaki sposób talenty można przekształcić w mocne strony, aby pomagały ci w tym co aktualnie robisz.

Dominik podzielił się z wami tym jaki sposób z człowieka który był kompletnie niezorganizowany i chaotyczny, stworzył swój własny system produktywności. Dla Dominika, produktywność to sztuka robienia właściwych rzeczy, we właściwy sposób i we właściwym miejscu. Rozmawiamy o tym, jak używając silnych stron, możesz zdefiniować najlepszą metodę, zwyczaje i techniki, które sprawią, że będziesz bardziej produktywnym. Dowiesz się, jak do Twoich talentów i do swojego sposobu działania dopasować odpowiednie narzędzia. W jaki sposób stworzyć zalążki swojego własnego systemu produktywności. Podzielimy się sposobem na produktywną i efektywną pracę w domu. W jaki sposób się skupić i w jaki sposób wybierać priorytety. Czym jest planowanie 12-tygodniowe i czym różni się od planowania rocznego i dlaczego ta metoda jest ciekawa i ważna. Dowiesz się trochę o kursie Dominika i czym są cztery tryby pracy.

Miłego czytania.

Jeżeli mówisz o grupie, to ja też zapraszam do grupy, bo to też dla mnie jest jedna z grup, którą śledzę i mam ustawione powiadomienia. Nie ma na niej spamu, jest bardzo konkretna i merytoryczna. Oprócz tych rzeczy związanymi z talentami, to też jest dużo rzeczy, związanych z produktywnością, zarządzaniem swoim czasem, zarządzaniem zadaniami. Ta produktywność jest Twoja taka silna strona i domena. Takie zainteresowanie i to co ty też starasz się przekazywać nam.

To jest taki mój konik, to było przed tym jak się dowiedziałem o talentach, mocnych stronach, już się zajmowałem produktywnością i efektywnością. Jako człowiek, który był mega niezorganizowany i chyba najbardziej chaotyczny na świecie, w pewnym momencie zacząłem z tym pracować i okazało się, że to przynosi mi wymierne korzyści. Im bardziej byłem produktywny, tym bardziej widziałem, że mam więcej czasu dla siebie i mogę robić rzeczy, które są dla mnie bardziej istotne czy dla zespołu czy dla firmy więc widziałem bardzo wymierne korzyści, a im bardziej widziałem wymierne korzyści tym bardziej się tym interesowałem, czytałem, słuchałem o tym, oglądałem, pracowałem i testowałem różne podejścia. Jakoś tak się okazało, że po pewnym czasie ludzie zaczęli do mnie przychodzić z pytaniami: Jak zrobić to? Jak ty to robisz? Jak się organizujesz? Jak sobie radzisz z kalendarzem? Jak sobie radzisz z mailem? Skąd wiesz, co masz teraz robić? Tak krok po kroku okazało się, że to jest też wiedza, którą można przekazać innym. Kiedy ja z tym zaczynałem, też korzystałem z pomocy trenera/konsultanta od produktywności, który mi bardzo pomógł. Więc wiem, że łatwiej jest ruszyć i zorganizować się, jak ktoś pomaga, na początku. Dlatego też, tak bardzo chętnie tym się dzielę i na blogu i na grupie. Wydaje mi się, że to jest jedno z drugim powiązane. Ja, na przykład dzięki temu, że zacząłem pracować z talentami, to uzmysłowiłem sobie, że nie ma jednej drogi do bycia produktywnym. Jestesmy tak róznymi ludźmi, że każdy będzie miał swoje podejście. Kiedyś myślałem, że znalazłem idealny sposób. Mój sposób pracy jest najlepszy i będę uczył innych takiego sposobu pracy. Jak się zastanowiłem nad tym pod kątem talentów, to stwierdziłem, że to było bardzo głupie podejście, bo na przykład zupełnie inaczej będzie pracowała osoba która ma talent Achiever (Osiąganie). Taką wewnętrzną potrzebę do zaznaczania, że się coś zrobiło, nawet do tego stopnia, że jak czasem robią coś czego nie było na liście to sobie dopisują do listy i zaznaczają, że to zrobiły.

Ja tak czasami robię, ale to bardziej, żeby sobie statystyki wykonywania zadań w Nozbe podbić.

To masz pewnie w drugiej piątce, tych dominujących talentach albo Achievera (Osiąganie) albo Competition (Rywalizacja). Natomiast, zupełnie inaczej będzie pracowała osoba która ma talent Adaptability (Elastyczność), która nie lubi planować na długo i jej maksymalny horyzont, który planuje to jest tydzień, dwa. Osoba taka zadaje sobie pytania: co dzisiaj zrobię, żeby dzisiejszy był dobry dzień? Ta osoba, robi te rzeczy i dla niej są one wystarczające i to dla niej jest bycie produktywnym. Inaczej będzie pracowała osoba, która ma talent Analytical (Analityk) która będzie myślała: Ok, przez ostatni miesiąc zrobiłem tyle zadań, to mi pomogło, to mi nie pomogło, takie mam dane, to na takiej podstawie zmodyfikuję swój plan na ten tydzień. Inaczej będzie pracowała osoba, która ma talent Strategic (Strateg), która za każdym razem, jak coś zrobi pomyśli: Ok, to co muszę teraz zrobić, żeby to przyniosło największy efekt. Za każdym razem, to może być coś innego, ale, na podstawie przemyśleń w stylu, gdzie mamy największy zysk w danym momencie. Każda z tych osób będzie pracowała inaczej i jeśli takim osobom się pokaże, jak można, się wspomagać: narzędziami, procesami, zwyczajami, to one korzystając z tych swoich wewnętrznych talentów, mocnych stron, mogą być bardzo produktywne, w bardzo różny sposób.

W jaki sposób poznanie swoich silnych i też ciemnych stron, może nam pomóc w tym, żebyśmy byli bardziej produktywni i wydajni?

Odpowiem na przykładzie talentu Input (Zbieranie). To jest talent, który mówi o tym, że mamy chęć i potrzebę gromadzenia informacji o różnych sprawach. Czyli coś nas zainteresuje tutaj, lub gdziekolwiek indziej. W dawnym czasie, mogło się to przejawiać na przykład w kolekcjonowaniu czegoś, teraz może się to przejawiać otwarciem tysiąca zakładek w przeglądarce, czytaniu pięciu książek naraz, robieniu screenów non stop. Zbieranie dla zbierania i kolekcjonowanie dla kolekcjonowania jest nieproduktywne, bo wiemy wiele rzeczy, ale nie wiemy gdzie to znaleźć i jak to wykorzystać. Prosta rzecz w tym obszarze, to nauczenie się katalogowania i wykorzystywania technologii. Czyli na przykład zainteresowanie się Onenote lub Evernote, plus powiedzenie: Ok, teraz jak będę coś ciekawego widział, zrobię screena, zapiszę zakładkę, książkę, to będę miał miejsce przewidziane na to w Evernote/Onenote. Czyli, na przykład nowe strony z przepisów będą lądowały w notebooku przepisy. Jak będę czytał nową książkę, to oprócz tego, że przeczytam książkę, to jeszcze notatki wypiszę w tym miejscu, żeby móc później je przejrzeć kiedy będę tego potrzebował. Dzięki temu to już nie jest zbieranie, notowanie czy interesowanie się dla zwykłego interesowania się i zaspokajania ciekawości tylko po to żeby już jakoś z tego skorzystać. Jest to taki prosty przykład, jak ograniczyć ciemną stronę talentu i przejść na bardziej jasną stronę i później z tego korzystać. Dlatego warto wiedzieć jakie są ciemne strony talentów, żeby móc stwierdzić czy u nas występują, a jeśli występują, to z nimi pracować.

Też pewnie osoby, które mają dużo talentów, które są związane ze skupieniem, czyli Focus (Ukierunkowanie), być może, mają łatwiej, żeby być skupione, czy jest może jakaś zależność między tym, a tym?

Wiesz co, osoby które mają jakiś Focus (Ukierunkowanie), Achiever (Osiąganie) itd. mają o tyle prościej, że dla nich jest dużo narzędzi i większość sposobów i opisów dostępnych w internecie jest dla osób, pracujących w ten sposób. Dla osób które mówią: pracuj dokładnie według tego schematu: od 10-11 pisz notatki, od 11-12 coś tam i postępuj według jakiegoś tam harmonogramu i dla części osób, głównie osób które mają ten sposób pracy, będzie działało, natomiast dla pozostałych, to nie będzie nic produktywnego i pozytywnego. Wydaje mi się, że takim osobom łatwiej jest bo są bardziej doceniane, bo pracują w ten sposób, w którym społeczeństwo widzi, że ktoś jest produktywny, efektywny, pozwala się skupić. Z drugiej strony mają dużo dostępnych narzędzi typu Nozbe, są to rzeczy stworzone dla osób, które konsekwentnie z tego korzystają, w ten sam sposób. Więc, jest mniej narzędzi, dla osób które nie mają takiego podejścia. Jest świetna książka która się nazywa Deep Work – Cal Newport i autor tam mówi o tym, jak pracować w stanie deep work, w stanie takiej głębokiej pracy. On tam daje dużo porad, jak się lepiej skupić, dla ludzi, z różnym podejściem. On na przykład, podaje tam cztery tryby pracy. Z jednej strony o trybie pracy takim, że ktoś piszę książki i może sobie na to pozwolić, to wyjeżdża na pół roku do jakiejś pustelni, przez pół roku siedzi, piszę tą książkę i wraca z napisaną książką. Na drugiej stronie spektrum, jest coś, co autor nazywa Monastic, czyli taki zakonniczy tryb pracy. Po drugiej stronie, jest tryb pracy, który on nazywa Journalist, czyli taki dziennikarski, że jak masz 5, 10 minut czasu, to wyciągasz notatnik, czy smartfona i piszesz te kilka zdań które chcesz napisać. Cal podaje przykłady pisarzy, którzy wydali w ten sposób książki, które są dziś bardzo popularne. Więc, tutaj bardziej chodzi o to, żeby się dowiedzieć, jaki jest mój sposób działania, dopasować do tego swoje talenty i  dopasować do tego swój sposób działania. Bardzo polecam tą książkę, jest jedną z lepszych jakie przeczytałem.

Będę musiała przeczytać w takim razie, kolejna na liście do przeczytania. To co powiedziałeś jest fajne, ja też staram się w swojej pracy, łączyć te zadania w bloki, bo mniej mnie to rozprasza. Jak jakiegoś dnia robię grafiki, to robię tylko grafiki, innego dnia czymś innym się zajmuję i dopasowując to do emocji, do swojego stanu, kiedy mam więcej energii czy mniej. Czyli kiedy mam więcej energii, to dzwonię, co nie jest dla mnie czymś co lubię robić, a jak mam gorszy dzień to robię rzeczy które są bardziej dla mnie przyjemne.  Więc, to rzeczywiście jest fajna rzecz. Jak możemy, taki własny system produktywności stworzyć? Od czego powinniśmy zacząć?

Ja jestem ogromnym zwolennikiem małych kroków. Uważam, że podstawa to jest zrozumieć jakie jest nasze podejście, czyli zrozumieć te talenty, jak podchodzimy do świata, potem przejść, przez kilka podstawowych rzeczy z obszaru produktywności. Żeby być produktywnym i efektywnym to w jakiś sposób musimy zapisywać rzeczy do zrobienia. Pomyśleć gdzie ja przechowuję swoje rzeczy do zrobienia, listy to do i wybrać sposób który do mnie pasuje. Mogą to być karteczki w kilku miejscach na ścianie i potem je raz w tygodniu spisywać, czy może to być Nozbe w telefonie, gdzie wpisuje się każdy pomysł. To jest pierwszy krok, jak się tego nauczę i zbuduję zwyczaj wokół tego, to potem zbudować sobie zwyczaj w którym się pytamy: Jak ja z tej listy wybieram rzeczy, które są dla mnie najważniejsze? Inaczej będzie wybierał Futuristic (Wizjoner) który będzie widział tam  horyzont, będzie wiedział do czego dąży. Inaczej będzie wybierał ktoś kto ma talent Discipline (Dyscyplina), on stworzy strukturę, stworzy sobie dokładny algorytm przetwarzania zadań lub nawet wybierze sobie z książki Getting Things Done – David Allen, gdzie ten algorytm jest dokładnie opisany. Inaczej będzie patrzyła osoba, która ma talent Context (Kontekst), czyli umiejętność patrzenia wstecz na historię i uczenia się z tego, bo zobaczy jak to działało i będzie widziała, że na przykład, w poniedziałki zwykle mam czas na trzy zadania, we wtorki mam więcej czasu, więc na tej podstawie będzie wybierała zadania. Jak już mamy listę, mamy sposób wybierania zadań dziennych, to kolejny obszar, to jest przeglądanie tego co jakiś czas, czyli jak ja sprawdzam czy ten system dla mnie działa, czyli znów, dla jednych osób będzie to regularny przegląd raz w tygodniu, czyli taki przegląd tygodnia, gdzie przechodzimy przez wszystkie projekty, sprawdzamy, czy mamy dla każdego projektu następną akcję itd. Dla innych osób będzie to patrzenie na zasadzie, że w tym tygodniu zrobiłem 10 zadań, jest dobrze, w następnym tygodniu zrobiłem 8 zadań, coś jest nie tak, więc coś muszę zmienić. Więc też może być różne podejście, w zależności od potrzeb, ale fajnie, żeby było takie spojrzenie na to. Ja uważam, że takim czwartym krokiem w takim minimalnym systemie produktywności, jest świadome wybranie sobie sposobu wybierania tego co jest ważne. Czasami mamy tyle zadań, że warto wiedzieć, które zadanie jest ważniejsze, które ma wyższy priorytet dla mnie. Na podstawie talentów, mocnych stron, można sobie wymyśleć coś takiego. Ktoś kto ma Discipline (Dyscyplina), czy Analytical (Analityk), może wymyślić sobie wizję życia, konteksty, plany na rok, na 10 lat i tego się trzymać. Ktoś kto ma Adaptability (Elastyczność), wypisze sobie taką wielką chmurę: Ok, to jest teraz dla mnie najważniejsze, myślę o wyjeździe do Azji i mieszkanie tam przez pół roku i jak wybieram jakieś zadania, to tylko sprawdzam, czy to jest zgodne z tym zadaniem, czy nie. Tyle wystarczy, żeby wiedzieć co mam robić. Ktoś inny z talentem Relator (Bliskość), będzie tworzył sobie grupy mastermindowe i będzie rozmawiał o tym, że ma takie zadania i razem przedyskutujmy, które są dla mnie ważniejsze, lub które mi pomogą. Znowu, w zależności od talentu, można wybrać różny sposób podejścia, czyli mamy takie cztery podstawowe obszary, które powinniśmy zbudować żeby zacząć działać w swoim systemie produktywności. Jak zbieramy zadania, jak wybieramy zadania na następny dzień, co robimy, przegląd tygodnia i ustalenie systemu na priorytety. Na podstawie tych czterech rzeczy, można zbudować zalążek systemu produktywności. Jak to przez jakiś czas działa, przyjrzeć się temu, co można usprawnić, co można zrobić lepiej.

Moim takim fajnym sposobem jest takie przefiltrowanie zadań pod kątem wartości, czy jakieś zadania które robię, są mi potrzebne, czy służą mojej głównej wartości, czyli rodzinie. Czy chce poświęcić czas na wykonanie tych zadań, jeżeli chce poświęcić go, na spędzenie z dziećmi, z rodziną. Też jednym takim kryterium jest stawka godzinowa, czy niektóre z tych rzeczy są w ogóle opłacalne, czy mogę je oddelegować, albo skreślić z listy zadań i ich w ogóle nie robić. U mnie, to też mocno selekcjonuje te różne rzeczy które mam do zrobienia.

Zdecydowanie tak. Jakbyś po patrzyła na swoje TOP 5 bo nie pamiętam, czy masz Belief (Pryncypialność) czy nie?

W TOP 5 nie mam ale myślę, że gdzieś blisko na pewno.

To by brzmiało jako przejaw Belief (Pryncypialność), czyli oparcie o wartości i filtrowanie. Znam sporo osób, które wybierają, czy w firmie będą pracować w danym projekcie, czy nie, bo klient nie działa zgodnie z zasadami ekologicznymi i one nie chcą z takimi klientami pracować, bo dla nich wartości ekologiczne są bardzo ważne. To bardzo wpływa na sposób i tryby pracy.

Ja na przykład się zwalniałam z pracy, kiedy w zespole były rzeczy które mi nie odpowiadały, albo dla mnie były nieetyczne. Dla mnie nie było problemu się zwolnić i nie uczestniczyć w takim zespole, który nie miał dobrego wpływu na mnie.

Jasne, jeżeli dla ciebie jest taki sposób działania, gdzie musisz mieć zapewnione wartości to oczywiste, że to praktycznie jedyna droga, żeby nie pracować wbrew sobie i się nie frustrować.

Co byś polecił osobom, które tak jak ja i mój mąż pracują w domu, nie chodzą do biura, w jaki sposób się skoncentrować i skupić? Czy jest coś takiego co możemy my wprowadzić, żeby jeszcze bardziej być wydajnym i skupionym?

Mogę mówić z punktu widzenia mojego doświadczenia w pracy zdalnej. Ja pracuję zdalnie, ale też mam ludzi z którymi pracowałem, którzy pracowali w domu. Jest kilka takich podstawowych rzeczy jeżeli chodzi o pomoc sobie w tym obszarze. Na pewno warto ustalić jakieś ramy, kiedy pracuję, a kiedy nie pracuję. Jeżeli pracuje się w domu, to dosyć łatwo jest przeciągnąć pracę na ten czas prywatny, albo czas prywatny na pracy, czyli warto sobie powiedzieć, że pracuje się w określonych godzinach. Jeżeli się pracuje w domu ma się ten luksus, że można wyjść gdzieś, zrobić razem obiad, odebrać dzieci itd. Warto jest mieć taki zwyczaj, że jak zaczynam pracę, to zmieniam strój, tak jakbyś wychodziła do biura, pomimo, że pracujesz w domu, to nie pracować w dresach czy w piżamie, tylko ubrać się tak jakby się szło do biura czy gdzieś na zewnątrz. Warto mieć swój kącik, żeby mieć ustawione swoje rzeczy, żeby to było ergonomiczne środowisko, żeby można było tam siedzieć, było czysto, nie było tam rzeczy z domu. Jeśli mamy biurko w domu i mamy dzieci, to żeby tam nie było rysunków, czy zabawek dzieci. Pracując z domu, istotne jest, żeby czasem z tego domu wyjść. Jak się pracuje w biurze, to się rano wychodzi, może czasami się stoi w korku lub gdzieś się przejdzie, ale jest się na zewnątrz, widać jaka jest pogoda itd. Pracując w domu, często się o tym zapomina. Zadbać o swoje rytuały, na przykład jakieś ćwiczenia. Wydaje mi się, że to są największe wyzwania. Częstym wyzwaniem, którym widzę, jest brak jasnego podziału kiedy jest czas na pracę, a kiedy jest czas prywatny i czasami się praca przelewa na czas prywatny. Dodatkowo, jak się pracuje z osobami, które są w jakimś innym miejscu zdalnie, to warto też zadbać o jakieś relacje. Od czasu do czasu zadzwonić i porozmawiać z kimś przez telefon, zamiast na Skype, Slacku lub innym komunikatorze. Świetnie to opisuje Michał Śliwiński i Rafał w wywiadzie udzielonemu Michałowi Szafrańskiemu w podcaście WNOP. To był taki odcinek o trybie pracy no office, jest bardzo długi, dwie godziny trwa, o tym jak pracuje się w firmie Nozbe. Firma ta jest typową firmą która nie ma biura. Tam jest prawie 30 osób i każda z tych osób pracuje z innego miejsca na świecie i oni opowiadają jak to wygląda z punktu widzenia pracodawcy i pracownika. Bardzo ciekawy odcinek i tam też jest dużo porad, co działa z doświadczeń tych ludzi.

A ty jako manager zespołu, czy masz jakieś sposoby którymi pomagasz swojemu zespołowi bardziej produktywnie działać?

Wiesz co, z mojego doświadczenia, firma w której ja pracuję, wierzymy w to, że motywacja jest wewnętrzna. Oczywiście są czynniki zewnętrzne, typu bezpieczeństwo, wypłata na poziomie rynkowym, ale staramy się pracować z czymś co się nazywa Self Determination Theory, która się opiera na tym, że mając autonomię, mając kompetencje i mając takie relacje, ludzie są zmotywowani. Autonomia, czyli taki własny sposób pracy w obszarze w którym się rozwijają, razem z ludźmi których lubią. To jest taka główna filozofia. Oczywiście przez różnych managerów jest różnie wspierane, w różny sposób, ale jest kilka takich czynników które pomagają. Dla mnie kluczowe jest jasna rozmowa o oczekiwaniach, moich w stosunku do pracownika i odwrotnie. To jest podstawa komunikacji i tego, żeby wiedzieć jakie są zasady. Ja jako osoba która ma talent Arranger (Organizator) i Activator (Aktywator), czasami lubię testować różne rzeczy. Testowałem podejście typu plan 12-tygodniowy i testowałem podejście za pomocą miesięcznych cykli, mieliśmy Kanbana itd. Więc, są różne podejścia do różnych zespołów, ale generalnie staramy się pracować blisko z ludźmi i rozmawiać z nimi regularnie, no i to ustalenie oczekiwań jest tutaj kluczowe.

Mi na przykład w tym pomaga taka aplikacja, która puszcza muzykę różnego rodzaju dźwięki w zależności od potrzeby, czyli skupienie, nauka. Sygnalizują, że jest czas na pracę i skupienie. Ty masz jakieś swoje rutyny? Techniki którymi się wprowadzasz w stan skupienia?

Jest kilka takich rzeczy. Swoją drogą, to o czym mówiłaś, nazywa się chyba focus time. Ja mam trzy takie podstawowe rzeczy. Po pierwsze, staram się mieć czystą przestrzeń na biurku, mocno pracuje nad tym, żeby była tam klawiatura, myszka, coś do picia, monitory, laptop i nic więcej. To mi na pewno pomaga się skupić, im mniej mam bałaganu przed sobą tym mi jest łatwiej. Po drugie pracuję za pomocą techniki pomodoro, która mówi, że wybieram sobie na dany czas konkretne zadanie i pracuje nad nim wedle takiej książkowej techniki to jest 25 minut później 5 minut przerwy i powtarzam to cztery razy, potem jest dłuższa przerwa i znów pracuje. To jest o tyle skuteczne, że w tym czasie, ja po pierwsze skupiam się na jednej rzeczy, bo wyłączam powiadomienia, komunikatory telefon itd. Po drugie, mając dwa monitory, na drugim monitorze pokazuje timer, czy licznik, który odlicza. Moi współpracownicy w firmie nauczyli się tego, że jeżeli ten licznik jest u mnie widoczny na ekranie to znaczy, że ja jestem skupiony i pracuje. Podchodzą dopiero jak ten licznik skończy odliczać te 25 minut. To jest bardzo skuteczne, żeby nie przeszkadzano nam w pracy. Trzecia rzecz, to są słuchawki które mają tryb wygłuszania dźwięku z zewnątrz. Często ludzie w biurze rozmawiają, są dźwięki klimatyzacji itd. Słuchawki, które wygłuszają takie dźwięki, są bardzo pomocne w ograniczeniu tych przeszkadzaczy i lepszym skupieniu się. Więc te trzy rzeczy, tak naprawdę pomagają mi się skupić. Widzę, że są osoby w biurze, które naśladują ten sposób pracy i chyba im to służy.

Ty dużo mówisz i piszesz na swoim blogu o planowaniu 12-tygodniowym zamiast 12-miesięcznym. Czy możesz coś więcej o tym powiedzieć? Ta metoda wydaje się bardziej efektywna, niż planowanie roczne w którym ten rok może nam przelecieć przez palce i w efekcie nic nie zrobimy, a 12-tygodni wydaje się takim krótszym odstępem czasu i łatwiejszym do zmierzenia.

Za tym stoi kilka powodów. Metoda pochodzi z takiej książki 12-tygodniowy rok i tam jest powiedziane wprost, że nam się wydaje, że mamy mnóstwo czasu, planujemy w styczniu, mówimy, że do końca roku osiągniemy jakiś rezultat. Przychodzi marzec i myślimy, że mamy jeszcze 9 miesięcy. Przychodzi kwiecień, jeszcze osiem. Przychodzi sierpień, to jeszcze pół roku do końca. W końcu przychodzi październik, listopad i trzeba się mocno skupić, żeby dowieść te rzeczy o ile się da. Więc pierwszym zyskiem z planowania 12-tygodniowego, jest to, że skracamy ten okres. Wtedy praktycznie każdy dzień i tydzień się liczy. Jeżeli zaplanujemy coś na 3 miesiące i jeden tydzień odpuścimy, to jest taka wyrwa w realizacji planu, że będzie ciężko to dowieść. Każdy dzień się liczy, drugim takim czynnikiem jest mierzenie realizacji. Są dwa typy, po angielsku, log i lead measurement. Wytłumaczę, na przykładzie odchudzania się, bo to jest bardzo prosty przykład. Jak się odchudzamy i planujemy, że przez dwa miesiące schudniemy 5 kg, to możemy mierzyć to na dwa sposoby. Możemy wchodzić na wagę i patrzeć, czy już schudliśmy, to jest log measurement. Lead measurement to jest mierzenie wykonywania planu, który ma nas doprowadzić do określonego celu, czyli jak mam schudnąć 5 kg, to muszę zacząć coś robić, czyli na przykład, trzy razy w tygodniu biegać. W tym lead measurement mierzymy, czy w danym tygodniu wykonałem cały plan, trzy razy biegałem czy nie. Jeżeli nie biegałem trzy razy w tygodniu, to już wiem, że będzie mi ciężko dojść do tego celu, dlatego, tak ważne jest mierzenie planu. Na bieżąco już widzimy, jeżeli po trzech tygodniach zamiast biegać 9 razy biegaliśmy 2, to już można jasno powiedzieć, że musimy zmodyfikować plan, albo cel który chcemy osiągnąć, bo ten oryginalny cel będzie ciężko osiągnąć w dany sposób, jaki pracujemy. Mamy możliwość skupienia się na każdym tygodniu. Każdy tydzień i dzień jest ważny i łatwiejsze jest mierzenie tego postępu, taką metodą.

To też jest trochę w myśl metody Kaizen, czyli małych kroków które prowadzą do dużych sukcesów, wyników.

Zdecydowanie tak, to jest z metody Kaizen. David Allen o tym mówi, że jeżeli mamy jakieś duże zadanie, to podzielmy je na takie zadanie, które możemy wykonać, przy jednym posiedzeniu, np. godzinę, dwie maksymalnie. Też łatwiej się za to zabrać i widzimy, że jakiś postęp jest, i idziemy do przodu. Pisanie 20-stronnicowego raportu może być trudne, bo to jest ogromne zadanie, ale stworzenie szablonu dokumentu i wypisanie tytułów rozdziałów, jest do zrobienia w pół godziny. Następny etap, to będzie napisanie nagłówków w pierwszym rozdziale. Trzeci etap, to będzie napisanie pierwszego rozdziału. Dzieląc sobie duże rzeczy, na małe rzeczy, możemy posuwać się do przodu, aż do zrealizowania. Pewnie gdybyśmy myśleli, że mamy cały raport 20-stronnicowy do napisania, to pewnie byśmy przez tydzień prokrastynowali, bo nam się wydaje, że to jest takie duże do zrobienia.

Jakich narzędzi używasz Dominik do planowania 12-tygodniowego?

Tak naprawdę używam kilku narzędzi, przy czym pamiętaj, że ja lubię takie narzędzia, więc mam trochę rozbuchany ten system. Takim głównym narzędziem, gdzie mam zaplanowany cały rok, wizję życie, konteksty, relację z żoną, z dziećmi, finanse, kariera, edukacja. Potem plany 5-letnie, roczne i 12-tygodniowe i do tego używam Goalscape, dlatego, że on ładnie wizualizuje i tam mogę trzymać te wszystkie rzeczy.

Czy to jest trudne narzędzie?

To jest bardzo proste narzędzie i bardzo wizualne i wydaje mi się, że jest opcja bezpłatna dla jednej mapy do 30 obszarów. Natomiast, potem jak pracuje nad konkretnymi 12-tygodniami to pracuję już za pomocą Onenote i Nozbe. W Onenote mam przegląd całego planu 12-tygodni, raz w tygodniu robię sobie przegląd i wrzucam sobie konkretne zadania do Nozbe. Tam mam już konkretne zadania do wykonania. Więc jeśli miałbym podsumować najprostsze narzędzia, z których warto korzystać to jest Onenote i Nozbe. Jeżeli ktoś potrzebuje innych narzędzi, to na blogu udostępniam dwa szablony, jeden w postaci Excel, drugi w postaci Google Spreadsheet, gdzie w jednym miejscu można sobie zaplanować jeden konkretny cel i można go robić na konkretne taktyki, etapy. W zależności od potrzeb, można różne rzeczy wybrać, dla mnie, najlepiej się sprawdza to trio, Goalscape, Onenote i Nozbe.

Nie wiem czy możemy zdradzić, że pracujesz nad swoim własnym kursem który niebawem ruszy?

Tak, niedługo ruszy, mam nadzieję, że w ciągu miesiąca, rozmawiamy na początku marca,  więc mam nadzieję, że na początku kwietnia ruszy. To będzie kurs który będzie pomagał przejść przez takie pierwsze 12-tygodni dla danego celu. Osoby które się zapiszą, dostaną dostęp do takiego formularza. Jeszcze nie wiem czy to będzie Google Drive, czy Onedrive. Osoby będą mogły pod moją opieką, zdefiniować ten cel, rozbić na poszczególne kroki, i potem przez 12-tygodni, śledzić postępy aż do zrealizowania celu. Jestem pewien, że jeżeli dobrze zdefiniuje cel i dobrze rozbije na poszczególne kroki, to na koniec tego okresu, osiągnie ten swój zamierzony cel.

Super, to tak naprawdę, osoby które słuchają tego podcastu, mogą sobie wymyślać swoje cele teraz, jeszcze nic z tym nie robić, a jak już Dominik ruszy z kursem, to pod jego okiem, szybciej, sprawniej ruszyć do dzieła i prościej, sprawniej, szybciej to zaplanować i zrealizować.

Tak, mogą myśleć już te osoby nad nazywaniem swoich celów za pomocą metody SMART. Czyli, żeby cele były konkretne, mierzalne, ambitne, ale realne do zrealizowania i ograniczone czasowo, takie cele jest dużo łatwiej realizować, bo naprawdę wiemy, co chcemy zrealizować, jak sprawdzić, czy go zrealizowaliśmy i kiedy będzie zrealizowany.

Super, w takim razie Dominiku, bardzo ci dziękuję za rozmowę, myślę, że ten podcast podzielimy na dwie części, pierwszą o talentach, drugą o produktywności, link to zapisu na newsletter, dzięki któremu będziecie mogli dostać informacje o kursie, oraz o liście talentów w języku polskim. Bardzo ci dziękuję za poświęcony czas i wszystkich zapraszam, do Dominika na jego bloga i jego stronę.

Dziękuję ci bardzo. Było bardzo miło rozmawiać i mam nadzieję, że ktoś coś wyciągnie z tego konkretnego, chociaż jedną rzecz do wykorzystania, o to też chodzi, żeby nie tylko słuchać ale też coś z tym robić.

Dokładnie. Super, dziękuję bardzo.

Książki wymienione w podcaście:

• Filozofia kaizen
• książka Deep work
• książka One things
• książka The Twelwe week year
• książka David Allen GTD

Linki wymieniowe w odcinku:

• Nozbe
• Blog Dominika 
• One note
• 2 szablony do planowania 12tygodniowego w Excelu  (do pobrania)
• Goalscape
• Link do grupy na Facebooku Z pasją o mocnych stronach.
• Wywiad z Michałem Śliwińskim z Nozbe u Michała Szafrańskiego
• Wywiad z Dominikiem na blogu Nozbe

Podcast jest dostępny poprzez:

• katalog w iTunes 
• serwis Stitcher
• Bezpośredni link do ściągnięcia pliku mp3
• Twojej aplikacji do podcastów na smartfonie (wyszukanie frazę „Tuż przy uchu”)

Skomentuj:

Jestem ciekawa jakie masz sposoby na produktywną pracę? Jak pracujesz, sam czy w zespole? Co robisz by pracować w skupieniu?

Napisz w komentarzu, jakie jest Twoje doświadczenie z tym tematem.